关于2021年合同档案归档的通知


各单位、各部门:

合同是学校开展教学、科研及其他活动时,与自然人、法人和非法人组织等平等主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议,是维护学校合法权益的重要凭证。按照《辽宁师范大学合同管理办法(试行)》(辽师大校发[2021]23号)要求,合同生效后由档案馆集中统一管理。今年起合同作为专题档案单独归档,请合同的归口管理部门和承办部门高度重视,切实做好业务管理权限范围内的合同档案的收集与归档,现将归档有关事项通知如下:

一、归档范围

《辽宁师范大学合同管理办法(试行)》规定在学校法务办备案的202111日至20211231日签订的合同(包括补充、变更合同)。

二、归档材料

参照《辽宁师范大学合同管理办法(试行)》附件3《辽宁师范大学合同归档材料明细》,结合我校合同签订工作实际,需归档如下合同材料:

1. 辽宁师范大学合同备案管理登记单(原件并加盖公章);

2. 合同正本;

3. 辽宁师范大学合同审批单(从OA系统下载打印);

4. 我方身份证明文件(身份证明文件应加盖公章);

5. 对方身份证明文件(身份证明文件应加盖公章);

6. 与合同事项有关的批准文件;

7. 会议记录;

8. 联络信函、传真;

9. 联络数据电文;

10.合同履行情况;

11.合同涉诉材料。

上述15项为必归材料,6-10项如产生应当一并归档;如有解除合同的情况,合同解除的过程材料和结论材料一并归档;如发生合同纠纷,1-5项、11项为必归材料。

三、归档时间

2021年度形成的合同档案请于2022930日前完成移交。

四、归档流程和要求

1.  立卷原则。合同档案按照“一案一卷”的方式立卷归档;

2.  领取《备考表》。合同档案整理前电话预约后到档案馆领取;

3.  合同材料排序。将每卷合同档案的卷内文件按上述归档材料的顺序排列;

4.  编写页号。按要求排列后,用黑色水性笔或打号器在每页的右下角编写页号,编号时注意反正页有字和图表的页面都需编号,空白页不编号;卷内的编号为大流水,例如123……末页;

5.  合同著录。将合同文件信息逐卷逐件著录到档案信息管理系统;

6.  打印目录,填写《备考表》。在档案信息管理系统中打印《卷内文件目录》,《备考表》上经办人、审核人手写签字,并填写审核日期,本卷合同有特殊说明情况一并在《备考表》上记录;

7.  立卷。每个案卷前加《卷内文件目录》,后附《备考表》,用夹子夹好,避免散落、混淆;

8.  材料审核。移交时档案馆工作人员现场就档案材料齐全、完整、有效、有序,档案著录信息与实体档案信息一致等方面对合同材料进行审核,如不合格需重新修改、整理。

五、归档手续

在档案信息管理系统中打印《合同档案移交目录》,手写签字,填写日期,加盖公章,一式两份,和档案一并归档。

六、联系方式

联系人:周老师

联系电话:82159075

咨询QQ群:辽师兰台群(110879636