关于做好2021年度纸质文件材料归档工作的通知


各归档单位:

纸质文件材料在学校档案资源体系中占比最大,记录了学校建设发展的历史过程、教学科研成果、党政管理经验,是工作查考、编史修志、维护学校权益的重要凭证和参考资料。本通知中的纸质文件材料是指我校党政管理机构、教辅机构、直属机构、继续教育学院、国际教育学院、国际商学院在开展各项业务工作、举办重要活动中形成的以纸张为载体的各种类别的历史记录(合同档案和专题档案除外)。现将纸质文件材料归档工作相关事宜通知如下:

一、   归档范围

1.  归档重点:归档部门关键业务和主要职能活动中形成的文件材料;维护学校、师生和校友合法权益的文件材料;需要贯彻执行的市级以上国家机关的文件材料;

2.  需归档文件材料请查阅《辽宁师范大学纸质文件归档范围和保管期限》(附件1);

3.  归档材料时间范围:202111日至20211231日形成的文件材料。

二、归档流程和要求

1.  兼职档案员报道。各单位、各部门兼职档案员如有调整,填写《兼职档案员登记表》(附件2),加入QQ群“辽师兰台群”,群号110879636

2.  领取材料。兼职档案员到档案馆领取发文、收文登记,案卷封面、封底、《辽宁师范大学档案材料归档指南》等材料,领取时间:2022824-26,领取地点:档案馆104服务大厅。

3.  观看“兰台学苑”系列培训课程。课程内容:“文件材料立卷归档流程与要求”“档案信息管理系统Web端使用说明”“档案信息管理系统案卷、卷内录入”“档案材料整理、录入常见问题”。观看方式:请将微信绑定i辽师企业微信,点击校园文化→首页→课堂→更多分类→档案校史→兼职档案员培训。

4.  整理立卷。纸质文件材料立卷工作可按以下流程开展:收集、鉴定、整理、组卷、卷内排序、拟写标题、编目著录、填写备考表。具体要求详见《辽宁师范大学档案材料归档指南》。

5.  材料审核。档案馆业务人员对归档材料进行审核,重点审核应归档文件材料是否应归尽归、归档文件材料各要素、附件是否齐全完整,档案信息著录是否准确规范。审核不合格材料需要调整、修改直至合格。

6.  归档装订。审核合格的文件材料移交档案馆时装订。

三、归档手续

在档案信息管理系统中打印《档案移交目录》,一式两份,兼职档案员手写签字,填写归档日期,加盖归档单位公章后,随档案一并归档。

四、归档时间安排

为了确保归档工作有序、及时,将各单位、各部门归档时间安排如下:

归档单位

归档时间

指导人员

归档单位

归档时间

指导人员

计财处

913

 

 

 

 

 

 

 

徐老师

电话:8421

教务处

919

 

 

 

 

郝老师

电话:6770

发展规划处

913

学生处(学生工作部)

919

纪委

914

创新创业学院

920

图书馆

914

本科招生与就业处

920

党委宣传部

915

继续教育学院

921

党委统战部

915

省高师培训中心

921

工会

916

国际商学院

922

后勤服务产业集团

916

教育教学质量监控与评价中心

922

人事处

919

研究生院

923

审计处

919

 

保卫处

920

资产管理处

920

学生处(武装部)

921

离退休工作处

919

周老师

电话:

9075

国际商学院

921

学报编辑部

920

信息化办公室

922

教育科学编辑部

921

团委

922

出版社

922

社会服务与合作处

923

 

科研处

923

基建处

 

陈老师

电话:6772

国际交流处

926

党委组织部

926

党政办公室

927

五、归档依据

《关于印发<辽宁师范大学纸质文件材料归档范围和保管期限规定>的通知》(辽师大校发〔202030号)。

 

提请注意:各单位、各部门文件材料归档情况已纳入学校党建目标管理考核体系,提请各单位、各部门加以重视,规范按时完成归档工作。



附件1: 附件1 辽宁师范大学纸质文件材料归档范围和保管期限规定.docx
附件2: 附件2 兼职档案员登记表.docx