各归档单位：

纸质文件材料在学校档案资源体系中占比最大，记录了学校建设发展的历史过程、教学科研成果、党政管理经验，是工作查考、编史修志、维护学校权益的重要凭证和参考资料。本通知中的纸质文件材料是指我校党政管理机构、教辅机构、直属机构、继续教育学院、国际教育学院、国际商学院在开展各项业务工作、举办重要活动中形成的以纸张为载体的各种类别的历史记录（合同档案和专题档案除外）。现将纸质文件材料归档工作相关事宜通知如下：

一、   归档范围

1.  归档重点：归档部门关键业务和主要职能活动中形成的文件材料；维护学校、师生和校友合法权益的文件材料；需要贯彻执行的市级以上国家机关的文件材料；

2.  需归档文件材料请查阅《辽宁师范大学纸质文件归档范围和保管期限》（附件1）；

3.  归档材料时间范围：2021年1月1日至2021年12月31日形成的文件材料。

二、归档流程和要求

1.  兼职档案员报道。各单位、各部门兼职档案员如有调整，填写《兼职档案员登记表》（附件2），加入QQ群“辽师兰台群”，群号110879636。

2.  领取材料。兼职档案员到档案馆领取发文、收文登记，案卷封面、封底、《辽宁师范大学档案材料归档指南》等材料,领取时间:2022年8月24日-26日,领取地点：档案馆104服务大厅。

3.  观看“兰台学苑”系列培训课程。课程内容：“文件材料立卷归档流程与要求”“档案信息管理系统Web端使用说明”“档案信息管理系统案卷、卷内录入”“档案材料整理、录入常见问题”。观看方式：请将微信绑定i辽师企业微信，点击校园文化→首页→课堂→更多分类→档案校史→兼职档案员培训。

4.  整理立卷。纸质文件材料立卷工作可按以下流程开展：收集、鉴定、整理、组卷、卷内排序、拟写标题、编目著录、填写备考表。具体要求详见《辽宁师范大学档案材料归档指南》。

5.  材料审核。档案馆业务人员对归档材料进行审核，重点审核应归档文件材料是否应归尽归、归档文件材料各要素、附件是否齐全完整，档案信息著录是否准确规范。审核不合格材料需要调整、修改直至合格。

6.  归档装订。审核合格的文件材料移交档案馆时装订。

三、归档手续

在档案信息管理系统中打印《档案移交目录》，一式两份，兼职档案员手写签字，填写归档日期，加盖归档单位公章后，随档案一并归档。

四、归档时间安排

为了确保归档工作有序、及时，将各单位、各部门归档时间安排如下：

五、归档依据

《关于印发<辽宁师范大学纸质文件材料归档范围和保管期限规定>的通知》（辽师大校发〔2020〕30号）。

 

提请注意：各单位、各部门文件材料归档情况已纳入学校党建目标管理考核体系，提请各单位、各部门加以重视，规范按时完成归档工作。