关于做好2021年度照片档案归档工作的通知


各单位、各部门:

照片档案是学校档案资源体系中的重要组成部分,对编史修志、开展校史研究、举办展览等具有重要的参考和凭证作用,为实现照片齐全、完整、规范归档,现将照片档案归档相关事宜通知如下。

一、归档分工及范围

校党委宣传部负责校级重要活动照片的拍摄和归档;校内各单位、各部门按照职能分工,负责本单位、本部门重要职能活动照片的拍摄和归档;应届毕业生合影由毕业年级辅导员负责归档。

本次原则上归档2021年度拍摄的照片以及2022届毕业生合影照片,若各单位、各部门有往年形成的应归档照片也请一并整理归档,并且区分好年度。请归档单位对照《辽宁师范大学照片档案归档范围》(附件1),将应归档照片及时移交档案馆。

特别注意:2022届研究生毕业生若有合影(包括电子合成)本次需完成归档;2022届本科毕业生合影已归档齐全,本次无需再移交。

二、归档时间

各单位、各部门请于1031日之前完成照片档案归档工作。

三、归档要求及注意事项

(一)各单位、各部门应明确照片拍摄责任人和照片档案归档责任人,负责应归档照片的拍摄以及照片档案的收集整理归档工作。

(二)归档的照片应经过筛选鉴定,不可将活动中所有拍摄照片全部归档,应选择内容完整、能够反映事件主要内容的照片原图归档。

(三)照片说明是照片档案重要组成部分,要完整、准确反映出照片的基本内容,人物、人物身份、时间、地点、事由等要素要齐全。

(四)校园网上发布的新闻事件照片必须归档,且要包含发布的新闻配图原图。

详细归档要求请参见《照片档案归档流程和要求》(附件2)。

四、归档手续

(一)毕业生合影归档手续:将学院合影实体照片移交至档案馆,电子版原图发送至档案馆邮箱lsdag@lnnu.edu.cn

(二)各单位、各部门照片档案归档手续:照片档案归档时需先完成在线归档,之后携带《档案移交目录》(一式两份)和电子版照片完成离线归档。

1.在线归档:登录档案信息管理系统,对应归档照片进行著录。

2.离线归档:将与系统对应的数码照片按要求存储在光盘或移动硬盘移交至档案馆。

3.《档案移交目录》可在完成在线归档之后直接从档案信息管理系统中打印,移交人签字并加盖部门公章后移交。

五、归档依据

《关于印发<辽宁师范大学照片档案管理办法>的通知》(辽师大校发〔202029号)(附件3,以下简称《办法》)。为了贯彻落实好《办法》,档案馆制作了解读视频,其中包括详细的归档要求以及照片著录操作演示,请大家观看视频。

观看方式:请将微信绑定i辽师企业微信,点击校园文化首页课堂更多分类档案校史《辽宁师范大学照片档案管理办法》解读。

 

提请注意:档案归档情况已纳入学校党建目标管理考核体系,提请各单位、各部门重视照片归档工作,做到应归尽归。

 

联系人:李老师

联系电话:82156772



附件1: 附件1:辽宁师范大学照片档案归档范围.docx
附件2: 附件2:辽宁师范大学照片档案归档流程和要求.docx
附件3: 附件3:辽宁师范大学照片档案管理办法.doc